Überarbeitete Fassung meines Medium-Beitrags „The catastrophe I keep waiting for“ vom 28. April 2026. Die geschilderten Projekterfahrungen stammen aus diesem damaligen Bericht.
Eine schnellere Bearbeitung ist zunächst ein Zeitgewinn. Was er einem Unternehmen bringt, entscheidet sich daran, wofür die freie Kapazität verwendet wird. Sie kann ein bislang unbezahlbares Vorhaben ermöglichen, Raum für sorgfältigere Arbeit schaffen oder in zusätzliche Aufträge eingehen. Ich habe erlebt, wie unterschiedlich die Folgen ausfallen. Gerade deshalb reicht mir ein KI-Businesscase nicht mehr, der eingesparte Stunden ausweist und ihre spätere Verwendung offenlässt.
Ein Vorhaben wird wirtschaftlich möglich
Bei einem europäischen Mittelständler verantwortete ich Technologie und Architektur einer Plattform für Kunden-, Vertriebs- und Marketingdaten. Vier Wochen nach Projektstart ging die Lösung in die produktive Nutzung, ausgelegt für rund 60 Personen. Sie nutzte einen Open-Source-Stack auf der Infrastruktur des Kunden. KI unterstützte die Entwicklung, während die sensiblen Datenpfade im laufenden Betrieb ohne Sprachmodell auskamen.
Die vorherige Kalkulation sah ein kleines Beratungsteam und eine interne Leitung über sechs Monate vor. Damit überschritt das Vorhaben sowohl den finanzierbaren Aufwand als auch den akzeptablen Zeitrahmen. Es stand seit etwa fünf Jahren auf der Liste der Aufgaben, die bei mehr Budget angegangen werden sollten. In diesem Fall wurde also Arbeit beauftragt, die zuvor nicht stattfand. Das ist ein Einzelprojekt, kein Vergleichstest.
Für die wirtschaftliche Bewertung ist dieser Unterschied wesentlich. Eine beschleunigte Umsetzung kann den Zugang zu einer Lösung eröffnen, ohne dass vorher eine entsprechende Stelle oder ein laufender Auftrag existiert hat. Das liefert einen konkreten Anlass, bisher zurückgestellte Vorhaben neu zu kalkulieren.
Einzelfall und gesamtwirtschaftliche Aussage
Auch die Arbeitsmarktanalysen unterscheiden verschiedene Wirkungen. Die Darstellung von Goldman Sachs aus dem Jahr 2023 behandelt ausdrücklich Teilautomatisierung, neue Berufe und zusätzliche Nachfrage. Die oft zitierte Größenordnung von 300 Millionen Vollzeitstellen bezeichnet Arbeit, die Automatisierung ausgesetzt sein könnte. Sie ist keine Prognose von 300 Millionen Entlassungen. Auch der IWF berücksichtigt in seiner Analyse von 2024 sowohl die Ersetzung als auch die Ergänzung menschlicher Arbeit. Goldman Sachs, 2023, IWF, 2024
Wie häufig zuvor unbezahlbare Vorhaben durch KI realisiert werden und welches gesamtwirtschaftliche Gewicht sie haben, bleibt mit meinem Fall offen. Für das einzelne Unternehmen steht dennoch eine konkrete Entscheidung an. Die Leitung muss festlegen, welche Arbeit beauftragt wird, welche Anforderungen gelten und was mit gewonnener Kapazität geschieht.
Die Lücke in meinem eigenen Businesscase
Bei einem deutschen Technologiedienstleister nahm die Entwicklung einen anderen Verlauf. Angebotserstellung und Integrationsentwicklung ließen sich automatisieren, und die Produktivitätszahlen des ersten Quartals entsprachen zunächst den Erwartungen. Einige Monate später sollte der Vertrieb mehr Aufträge gewinnen, weil die Automatisierung die zusätzliche Leistung ermöglichen sollte. Die eingesparten Stunden hatten im Businesscase keine bestimmte Verwendung erhalten. Sie gingen in mehr Projektvolumen ein.
Die erfahrenen Berater und Entwickler mussten sich anschließend mit mehreren Mandaten gleichzeitig befassen, für die zuvor mehr zusammenhängende Aufmerksamkeit verfügbar gewesen war. Ich sah, wie besonders leistungsfähige Mitarbeiter innerhalb weniger Monate überlastet waren und die Qualität sichtbar abnahm. Die Entscheidung über das zusätzliche Volumen lag beim Management. Die fehlende Aussage zur Verwendung der gewonnenen Zeit lag auch in meiner Verantwortung, denn ich hatte die Vorlage erstellt.
Diesen Fehler würde ich nicht durch eine vorsichtigere Produktivitätsquote allein korrigieren. Eine Rechnung kann den Zeitgewinn zutreffend erfassen und trotzdem die spätere Belastung übersehen. In diesem Fall fehlte die Verbindung zwischen technischer Entlastung und geplanter Arbeitsverteilung.
Verwendung der Kapazität als Entscheidung
Ein belastbarer Businesscase sollte benennen, welche Tätigkeit weniger Aufwand verursacht und wer die frei werdende Zeit tatsächlich nutzen kann. Einzelne Minuten zwischen Terminen sind anders einsetzbar als ein freier Arbeitstag. Prüfungen, Rückfragen und Nacharbeit gehören in dieselbe Rechnung wie die beschleunigte Erstellung. Erst danach lässt sich entscheiden, ob ein zusätzlicher Auftrag, bessere Betreuung bestehender Kunden oder eine kürzere Durchlaufzeit realistisch ist.
Diese Verwendung sollte eine verantwortliche Person festlegen und später überprüfen. Eine geplante Entlastung braucht andere Beobachtungen als ein Wachstumsziel. Im ersten Fall zählen etwa Belastung und verfügbare Arbeitszeit, im zweiten auch Lieferfähigkeit und Qualität bei größerem Volumen. Bleibt die versprochene Wirkung aus, muss die Aufgabenverteilung erneut entschieden werden. Der Kupermann Decision Partner beschreibt eine Arbeitsweise, um solche Annahmen, Zuständigkeiten und Gründe für eine Neubewertung festzuhalten.
Dazu gehört die Perspektive der Beschäftigten. Eine Tätigkeit kann zeitaufwendig sein und zugleich berufliche Identität, Kundenkontakt oder Lernmöglichkeiten vermitteln. FireScore setzt bei der Bewertung wiederkehrender Tätigkeiten durch die Menschen an, die sie ausführen. Eine solche Beteiligung ersetzt weder die wirtschaftliche Rechnung noch die Führungsentscheidung. Sie macht sichtbar, welche Entlastung gewünscht ist und welche Folgen in einer reinen Prozessbetrachtung fehlen.
Nachwuchslernen als Teil der Arbeitsgestaltung
Eine weitere Aufgabe betrifft den Nachwuchs. Recherche, erste Programmieraufgaben und Dokumentation sind häufig auch Gelegenheiten, ein Fachgebiet praktisch kennenzulernen. Werden solche Aufgaben automatisiert, muss die Arbeitsplanung neue Lerngelegenheiten vorsehen. Offen ist, an welchen Aufgaben weniger erfahrene Mitarbeiter künftig ihr Urteil entwickeln und mit welcher Unterstützung sie Verantwortung übernehmen.
Meine Konsequenz ist, Lerngelegenheiten in der Aufgabenplanung ausdrücklich zu berücksichtigen. Wer ein Arbeitsergebnis prüfen soll, braucht mehr als eine fertige Modellantwort. Dazu gehören eigene Lösungsversuche, die Auseinandersetzung mit Fehlern und Rückmeldung durch erfahrene Kollegen. Welche Aufgaben dafür geeignet sind und welcher Betreuungsaufwand entsteht, muss im jeweiligen Fachgebiet entschieden werden. Weiterbildung lässt sich nicht allein aus der Zahl verfügbarer Werkzeuge ableiten.
KI hat im Mittelstandsprojekt eine zuvor nicht beauftragbare Lösung ermöglicht. Im anderen Fall blieb die Verwendung des Zeitgewinns ungeklärt und trug zur Überlastung bei. Diese Erfahrungen begründen meine Forderung nach einer bewussten Zuweisung von Kapazität und Lernzeit. Der wirtschaftliche Wert gewonnener Zeit entscheidet sich daran, was Menschen mit ihr anfangen können.